Nový přístup k hlášení pracovních úrazů

3. září 2025 bylo ve Sbírce zákonů vyhlášeno nové nařízení vlády č. 322/2025 Sb., o povinnostech zaměstnavatele při pracovních úrazech, s účinností od ledna 2026 (dále jen nové nařízení vlády). Toto nařízení nahrazuje dosavadní nařízení vlády č. 201/2010 Sb. a přináší zásadní změny ve způsobu evidence a hlášení pracovních úrazů. Hlavním impulsem nové právní úpravy je digitalizace procesu, zavedení výhradně elektronického ohlašování a zasílání záznamů o úrazech prostřednictvím Portálu Státního úřadu inspekce práce (dále jen „SUIP“).

Cílem nové právní úpravy je alespoň částečné zjednodušení administrativy pro zaměstnavatele i státní orgány, urychlení toku informací a zvýšení přehlednosti evidence pracovních úrazů. Již v úvodu je třeba konstatovat, že digitalizace nebyla provedena vůči veškerým dotčeným subjektům, a že se jedná o počátek digitalizačních snah u této agendy. Pro mnohé bylo také překvapení vydání Manuálu ze strany SUIP o délce 60 stran, který pro běžného zaměstnavatele představuje poněkud hutné čtivo. Nicméně samotný Portál byl právě za velkého přispění odborníku ze SUIP navržen značně intuitivně, takže není třeba propadat panice.

Nové nařízení vlády bylo připraveno Ministerstvem práce a sociálních věcí v souladu s Legislativním plánem vlády na rok 2024 jako reakce na požadavky praxe, technologický vývoj a potřebu modernizovat agendu BOZP. Podle důvodové zprávy a hodnocení dopadů regulace bylo hlavním důvodem předložení urychlení procesů spojených s plněním povinností zaměstnavatelů při pracovních úrazech a snížení administrativní zátěže pomocí digitalizace. Dosud byl největší problém přechodu této agendy do elektronického prostředí spatřován v mnohosti dotčených subjektů, kteří záznam povinně podepisovaly. Schválená právní úprava se s tímto tématem vypořádala obstojně, když těmto subjektům neupřela právo se na dané agendě podílet a zároveň předkládá alespoň částečnou elektronizaci komunikace daného tématu.

Digitalizace a její směřování v dlouhodobém výhledu má zaručit, aby zaměstnavatelé komunikovali s orgány inspekce práce primárně online v jednotném systému, což odbourá značnou část dosavadní byrokracie. Ostatně to už je dnes možné v jiných agendách v působnosti orgánů inspekce práce. Prostřednictvím Portálu je možné pro občany i zaměstnavatele a zaměstnance využít možnost podání podnětu, nechat si poskytnout poradenství a zažádat si o potvrzení o potvrzení o neuložení sankce/neporušení předpisů. Obecně lze mít za to, že by Portálu a jeho možnostem využití prospěla masivnější propagace a osvěta o možnostech komunikace s tímto úřadem elektronicky, nicméně agenda hlášení pracovních úrazů toto možná udělá sama za sebe, protože jako jediná je od ledna zcela vedena prostřednictvím Portálu, zatímco ostatní agendy je možné stále řešit i jinými formami komunikace.

Hodnocení dopadů regulace k nařízení výslovně také uvádí, že zavedení elektronického systému sníží administrativní zátěž orgánů inspekce v rozsahu osmi pracovních míst, tedy úspora bude i na straně nákladů státu. Nová právní úprava zároveň zohledňuje, že od poslední významné změny předpisů o úrazech uplynulo mnoho let (původní nařízení platilo 15 let) během nichž se objevily nové poznatky z praxe a změny v souvisejících právních předpisech.

Nové nařízení vlády detailně stanoví postup zaměstnavatelů při plnění povinností v souvislosti s pracovními úrazy. Zásadními oblastmi jsou problematika vedení evidence všech pracovních úrazů v knize úrazů, ohlašování pracovních úrazů stanoveným subjektům, a vyhotovení a zasílání záznamu o úrazu příslušným orgánům. Upravuje nejen tyto povinnosti jako takové, ale též zavádí konkrétní náležitosti jednotlivých úkonů a stanoví lhůty pro jejich provedení. Výrazným změnovým prvkem je povinné využití elektronického systému SUIP pro komunikaci s orgány inspekce práce (potažmo s orgány báňské správy) – Portál SUIP.

Kniha úrazů – evidence všech úrazů

Zaměstnavatel má nadále povinnost vést evidenci veškerých úrazů zaměstnanců v knize úrazů. Nové nařízení vlády však výslovně umožňuje tak činit v elektronické nebo listinné podobě. Do knihy se zapisují údaje o každém úrazu bez ohledu na jeho závažnost. Patří sem tedy i drobné úrazy (tedy i takové, který nezpůsobily pracovní neschopnost nebo způsobily neschopnost kratší než 3 dny). Povinný obsah knihy úrazů je nyní taxativním výčtem stanoven v ustanovení § 3 odst. 1 nařízení vlády, kdy byl oproti předchozí úpravě rozšířen a upřesněn. Kniha tak musí obsahovat:

• jméno, popřípadě jména, a příjmení úrazem postiženého zaměstnance,
• datum a čas úrazu, místo, kde k úrazu došlo, činnost, při níž k úrazu došlo,
• celkový počet zraněných osob,
• druh zranění a zraněnou část těla podle přílohy č. 1 k tomuto nařízení, je-li tato informace zaměstnavateli známa, popis úrazového děje (tj. stručný popis okolností a průběhu),
• druh úrazu podle definic ustanovení § 2, zdroje úrazu, příčiny úrazu,
• jména svědků úrazu (pokud jsou) a jméno a pracovní zařazení toho, kdo údaje zaznamenal.

Ve srovnání s předchozí právní úpravou došlo tedy k doplnění některých položek – např. klasifikace druhu zranění a části těla dle evropské metodiky ESAW, nebo explicitní zaznamenání zdrojů a příčin úrazu. Naopak byla vypuštěna položka „počet odpracovaných hodiny před úrazem“, která byla dříve součástí evidenčních tiskopisů. Lze soudit, že výše uvedené změny by mohly přispět ke standardizaci evidovaných údajů a k lepší statistické evidenci a analýze příčin úrazů u zaměstnavatele v rámci prevence.

Zaměstnavatel musí zapsat každý pracovní úraz do knihy úrazů bez zbytečného odkladu po jeho vzniku a objasnění okolností. Pokud k úrazu došlo u jiného zaměstnavatele (např. u zaměstnavatele, k němuž byl postižený zaměstnanec dočasně přidělen nebo vyslán), musí tento „hostitelský“ zaměstnavatel neprodleně oznámit úraz původnímu zaměstnavateli postiženého. Oba pak zaznamenají úraz do svých knih úrazů. Tím je zajištěno, že i v situacích agenturního zaměstnávání či dočasného přidělení jsou informace o úrazu evidovány u všech zúčastněných subjektů.

Zaměstnavatel má též povinnost poskytnout výpis nebo kopii z knihy úrazů týkající se daného úrazu postiženému zaměstnanci na jeho žádost (respektive v případě smrtelného pracovního úrazu jeho rodinným příslušníkům). Tyto informace musí být vydány v písemné formě a potvrzeny zaměstnavatelem (mohou být předány i elektronicky, pokud s tím zaměstnanec souhlasí), a to na náklady zaměstnavatele. Tento požadavek posiluje informovanost zaměstnanců či pozůstalých o záznamech, které zaměstnavatel o úrazech vede. Zároveň však nutno zdůraznit, že to pro zaměstnavatele, který teprve bude přecházet na elektronickou formu knihy úrazů znamená, že na realizaci této povinnosti musí být připraven i softwarově.

Ohlašování pracovních úrazů – nové postupy a adresáti

Jedním z nejvýznamnějších posunů v nové právní úpravě je způsob ohlašování pracovních úrazů. Jak již bylo výše naznačeno, podle ustanovení § 4 nového nařízení vlády se veškerá oficiální komunikace zaměstnavatele s orgány inspekce práce (případně též s obvodními báňskými úřady) v rámci hlášení úrazů provádí elektronicky prostřednictvím Portálu SUIP. Zaměstnavatel je nově povinen využít tento Portál jak pro ohlašovací povinnost, tak pro následné odeslání záznamu o úrazu, v datovém formátu a struktuře stanovené orgány inspekce práce.

Portál je součástí digitalizované klientské zóny SUIP, kde se zaměstnavatelé autentizují a mohou zde spravovat agendu pracovních úrazů online. Tím jednak odpadá možnost podávání hlášení na papírových formulářích, když komunikace s orgány inspekce práce bude probíhat pouze elektronicky, dále také bude mít zaměstnavatel všechny hlášení elektronicky na jednom místě, může se k nim vracet a lépe vyhodnocovat svou agendu úrazovosti, či sledovat vývoj své pracovní úrazovosti při své prevenční činnosti.

Nové nařízení vlády také zpřesňuje jednotlivé lhůty pro různé úkony v rámci této agendy. Podle ustanovení § 5 odst. 1 musí zaměstnavatel bez zbytečného odkladu (tj. hned jakmile to okolnosti dovolí) ohlásit každý závažný nebo smrtelný pracovní úraz příslušnému dozoru – buď místně příslušnému oblastnímu inspektorátu práce (pro většinu běžných zaměstnavatelů), nebo příslušnému báňskému úřadu, pokud jde o pracovní úraz u subjektu podléhajícímu dozoru obvodní báňské správy. Hlášení se podává výše uvedeným orgánům prostřednictvím Portálu SUIP, přičemž Portál sám zajistí distribuci informace na správný úřad podle místa úrazu a charakteru činnosti. Tím se zamezí nejasnostem, kam hlášení směřovat. Systém adresáta zvolí automaticky dle vstupních údajů.

Vedle orgánů inspekce práce musí zaměstnavatel informovat také další subjekty uvedené v ustanovení § 5 odst. 2 až 4 nového nařízení, a to:

• odborovou organizaci a zástupce pro BOZP, pokud u zaměstnavatele působí odbory či zvolený zástupce pro BOZP (tato povinnost platila i dříve, kdy jde o zajištění účasti zaměstnanců nebo jejich zástupců při řešení a vyšetřování úrazu),
• Policii ČR v případech, u nichž zjištěné okolnosti nasvědčují tomu, že v souvislosti s úrazem mohl být spáchán trestný čin, a též vždy, jde-li o smrtelný pracovní úraz (jedná se také o původní povinnost, avšak jasněji formulovanou),
• zdravotní pojišťovnu postiženého zaměstnance v případě smrtelného pracovního úrazu, kdy je smyslem této povinnosti informování pojišťovny pro případné následné agendy (např. pozůstalostí dávky, statistika atd.).

Ohlášení uvedená výše v bodech lze provést elektronicky (např. e-mailem nebo datovou schránkou) nebo v listinné podobě, tedy nikoliv prostřednictví Portálu SUIP. Nařízení vlády v ustanovení § 5 odst. 5 zdůrazňuje, že obsahové náležitosti ohlášení mají odpovídat stanoveným údajům v příloze č. 2 tohoto nařízení. Příloha fakticky specifikuje informace, které má každé hlášení obsahovat, když jde o podobné údaje jako v původním konceptu, tedy identifikace zaměstnavatele, zaměstnance, základní popis události, datum, místo, druh úrazu atd. Zavedení jednotného vzoru pro ohlášení má zajistit, že všichni adresáti obdrží konzistentní a kompletní informace.

Lze-li tedy shrnout problematiku ohlašovací povinnosti, pak tedy smrtelné a závažné úrazy musí být ihned ohlášeny přes Portál SUIP a současně jinou popsanou formou policii, pojišťovně a odborům dle situace. Ostatní méně závažné úrazy (s pracovní neschopností nad 3 dny) se ihned neohlašují orgánům inspekce práce, protože se o nich dozví z následného záznamu o úrazu, nicméně i tyto úrazy musí zaměstnavatel interně řešit a informovat např. odbory. O drobných úrazech (bez pracovní neschopnosti či s pracovní neschopností do 3 dnů) orgány inspekce práce ani jiné orgány informaci nedostávají (evidují se pouze v knize úrazů). Ačkoliv tento víceúrovňový systém může vypadat složitě, zajišťuje podchycení nejzávažnějších případů okamžitě, zatímco méně závažné nezatěžují dotčené subjekty okamžitou reakcí.

Záznam o pracovním úrazu – vyhotovení, odeslání a distribuce

Další stěžejní povinností zaměstnavatele je vyhotovení a zaslání záznamu o pracovním úrazu. Tento písemní dokument představuje formální protokol o úrazu a obsahuje podrobné údaje o postiženém, o úrazu a jeho příčinách. Nové nařízení vlády upravuje jak postup, tak lhůty i způsob distribuce záznamu.

Podle ustanovení § 6 odst. 1 nařízení vlády je zaměstnavatel povinen vyhotovit a prostřednictvím Portálu SUIP zaslat záznam o pracovním úrazu [s výjimkou nejméně závažných úrazů podle ustanovení § 2 písm. d) nařízení] nejpozději do 15 pracovních dnů ode dne, kdy se o úrazu dozvěděl. Tato lhůta je nově sjednocena pro všechny relevantní úrazy. Zaměstnavatel tedy musí shromáždit všechny potřebné informace, vyplnit elektronický formulář záznamu na Portálu a odeslat jej orgánům inspekce práce (případně báňskému úřadu). Elektronický formulář odpovídá náležitostem uvedeným v příloze č. 3 nového nařízení vlády. V podstatě se jedná o formulářovou podobu, která nahrazuje dřívější vzor záznamu o úrazu, jenž byl součástí původního nařízení vlády a vyžadoval detailní údaje o pracovním úrazu.

Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, v ustanovení § 105 odst. 4 ukládá zaměstnavateli povinnost vyhotovení záznamu u každého pracovního úrazu s pracovní neschopností delší než 3 dny a smrtelného pracovního úrazu, zde žádná změna nenastala. Nyní explicitně ustanovení § 6 odst. 1 nového nařízení vlády říká, že záznam se nezasílá pouze u pracovních úrazů spadajících pod ustanovení § 2 písm. d), tedy pracovní úrazy bez pracovní neschopnosti nebo s pracovní neschopností do 3 dnů. Novinkou je již zmiňovaná jednotná lhůta 15 dnů (dříve byly lhůty dojí).

Jakmile zaměstnavatel odešle záznam o pracovním úrazu prostřednictvím Portálu orgánům inspekce práce, musí se postarat o potvrzení záznamu vyžadovanými nařízením vlády. Tedy v tento moment zaměstnavatel odeslaný záznam vytiskne a nechá jej podepsat všemi dotčenými subjekty – postiženým zaměstnancem, svědky události (pokud byli), zástupcem zaměstnanců pro BOZP, zástupcem odborové organizace (působí-li u zaměstnavatele) a samozřejmě zástupcem zaměstnavatele. Alternativně právní úprava umožňuje využít elektronickou formu s podepsáním kvalifikovanými elektronickými podpisy příslušných osob, pokud tímto všechny strany disponují. Smyslem je zachovat proces obdobný dřívějšímu – papírový formulář záznamu také vyžadoval podpis zaměstnance, svědků atd.

Dále je zaměstnavatel povinen uchovávat tento záznam po dobu 10 let. Desetiletá archivační lhůta je nyní explicitně zakotvena v novém nařízení vlády (dříve byla často dovozována z obecné úpravy archivu dokumentace BOZP). Jde o období, v němž mohou nastat např. dodatečné nároky na odškodnění či kontroly.

Po získání všech požadovaných podpisů musí zaměstnavatel zajistit distribuci záznamu relevantním subjektům. V souladu s ustanovením § 6 odst. 3 je povinen bez zbytečného odkladu předat kopii záznamu postiženému zaměstnanci (aby měl oficiální doklad o pracovním úrazu pro sebe), dále zástupci zaměstnanců pro oblast BOZP a zástupci odborů (pokud u něj působí). V případě smrtelného pracovního úrazu se jedno vyhotovení předává též rodinným příslušníkům zemřelého zaměstnance. Tyto povinnosti navazují na současný stav, kdy i dosud měl zaměstnavatel povinnost dát záznam zaměstnanci a pozůstalým.

Dále zaměstnavatel musí splnit zasílací povinnost vůči Policii ČR a pojišťovnám tak, jak to upravuje nové nařízení vlády v ustanovení § 7 a § 8. Tato část umožňuje využití elektronické komunikace prostřednictví datové schránky, jinak listinně. Zde je zjevné, že proces digitalizace může do budoucna navázat, kdy by Portál SUIP mohl být schopný rozeslat záznam rovnou svým prostřednictvím. Je však nutno připustit, že by tento další krok v digitalizačních snahách vyžadoval novelizaci nového nařízení vlády.

Posledním významným krokem zaměstnavatele ve věci záznamu o pracovním úrazu může být případná aktualizace záznamu (hlášení změn). I nyní se po odeslání záznamu o pracovním úrazu stává, že vyjdou najevo nové skutečnosti (např. se dodatečně změní doba hospitalizace, zranění se ukáže být závažnější, případně zaměstnanec na následku úrazu později zemře apod.). V takovém případě ukládá ustanovení § 9 odst. 2 bez zbytečného odkladu aktualizovat záznam v Portálu SUIP a znovu jej odeslat orgánům inspekce práce (resp. báňskému úřadu). Portál k tomuto účelu umožní editaci původního elektronického záznamu, kdy zaměstnavatel uvede jen změněné a nemusí vyplňovat celý záznam znovu. Aktualizovaný záznam se pak distribuuje obdobným způsobem jako ten původní. Proto ustanovení § 9 odst. 2 výslovně stanoví, že ustanovení § 6 až 8 se použijí obdobně i pro aktualizovaný záznam.

To znamená, že zaměstnavatel opět vytiskne a nechá podepsat upravený záznam, uschová je, předá nové kopie, pošle policii, zdravotní pojišťovně a pojišťovně, u které byl zaměstnanec pojištěn. Tato procedura nahrazuje dřívější proces s formulářem „Záznam o úrazu – hlášení změn“ a zajišťuje, že všechny dotčené subjekty obdrží aktualizované informace o vývoji následků úrazu.

Pro úplnost je třeba dodat, že ustanovení § 10 obsahuje přechodné ustanovení, podle nějž se úrazy, k nimž došlo před 1. lednem 2026, posuzují ještě podle starého nařízení vlády. Pokud se tedy úraz stane na konci prosince, bude zaměstnavatel ohlašovat, vyhotovovat i zasílat „postaru“, a to i kdyby byl samotný záznam vyhotovován až v lednu 2026. Fakticky tedy nastane krátké období, kdy dočasně „poběží“ paralelně starý a nový systém hlášení.

Porovnání nové a předchozí právní úpravy

Nové nařízení vlády přináší oproti svému předchůdci řadu změn. Základní rámec povinností zaměstnavatele při pracovních úrazech sice zůstává obdobný, avšak konkrétní postupy, lhůty i formy plnění povinností se významně proměnily. Nejviditelnější změnou je částečná povinná digitalizace. Je vhodné zdůraznit, že tento krok bylo třeba podniknout i v rámci širšího trendu e-Governmentu, a je podložen dlouhodobým projektem digitalizace agend SUIP. Hodnocení dopadů regulace zdůrazňuje, že dosavadní různé způsoby komunikace způsobovaly chybovost (překlepy při přepisování údajů, nejednotné informace) a vyšší časovou náročnost a finanční zátěž pro všechny strany.

Zavedení elektronického formuláře má tyto problémy alespoň částečně odstranit, když se data předají rovnou do systému, a ten je ve stejné podobě předá dál. Mezi praktické dopady pro zaměstnavatele nyní zejména patří seznámit se s novým přístupem, prostudovat jak novou právní úpravu, tak manuál z pera SUIP. Bude muset mít přístup k internetu, aby mohl záznam o pracovním úrazu zaslat a zároveň musí proškolit zaměstnance, aby eliminoval počáteční možnou vyšší chybovost z jeho strany. Dlouhodobě se však očekává úspora času.

Je nicméně nutné podotknout, že digitalizace v této podobě není úplnou modernizací celého procesu. Je zřejmé, že některé zbytečné administrativní kroky v rámci stanovených procesů přetrvávají. Nařízení také neřeší problematiku přístupu odborně způsobilých osob v prevenci rizik a jejich přístup do Portálu ve chvíli, kdy zaměstnavatel využívá k zajištění této odbornosti externí subjekty, a ne vlastní zaměstnance.

Významnou změnou je sjednocení a prodloužení lhůt pro zaslání záznamu o úrazu. Původní nařízení vlády stanoví, že zaměstnavatel musí záznam o úrazu vyhotovit neprodleně, nejpozději do 5 pracovních dnů od okamžiku, kdy se o úrazu dozvěděl. Následné rozeslání mělo své lhůty (u smrtelného úrazu do 5 dnů od zjištění úrazu, u ostatních úrazů s hospitalizací nad 5 dní nebo s pracovní neschopností nad 3 dny stačilo do 5. dne následujícího měsíce). Tato právní úprava byla kritizována jako nepřehledná a v některých případech buď příliš krátká (u smrtelných úrazů), nebo naopak zbytečně dlouhá (u méně závažných úrazů, které se staly na začátku měsíce, a s odesláním se čekalo až na další měsíc). Nové nařízení, jak již bylo zmíněno, tyto lhůty sjednocuje a systém tak zpřehledňuje, když stanoví jednotnou lhůtu, která představuje období, jež lze považovat za přiměřené pro vyšetření okolností pracovního úrazu a sepsání záznamu. V praxi to znamená zjednodušení pro zaměstnavatele, který si může interně nastavit termín vše vyřešit, a nemusí sledovat různé termíny dle druhu úrazu.

Lze mít za to, že prodloužení lhůty v případě smrtelných pracovních úrazů povede k jejich důkladnějšímu vyšetření, a je možné, že nebude tak často nastávat v těchto případech hlášení případných změn.

Původní nařízení vlády obsahovalo ve svých přílohách vzory formulářů. Od tohoto přístupu nové nařízení zcela upustilo, a to i s ohledem na skutečnost, že není vhodné stanovovat vzor digitálnímu prostředí prostřednictví právní úpravy a zcela postačuje seznam náležitostí záznamu, které bude muset elektronická forma obsahovat. Oproti původnímu formuláři přibyly některé položky (např. kódování druhu zranění, kategorizace podle CZ-NACE atd.). Jasně stanovený obsah minimalizuje riziko, že by zaměstnavatel něco zapomněl, protože všechny tyto položky jsou povinné.

Nové nařízení vlády výslovně definuje druhy/kategorie pracovních úrazů v ustanovení § 2, zatímco původní právní úprava je přímo nedefinovala (pracovala jen s pojmem smrtelného pracovního úrazu a kritériem 3 dnů pracovní neschopnosti). Výhodou nového explicitního vymezení je jasnost, kdy zaměstnavatel snáze stanoví, do které kategorie úraz spadá a jaké povinnosti má plnit. Z hlediska dopadů na praxi lze konstatovat, že tato kategorizace nemění samotné povinnosti, jen zpřesňuje terminologii. Novinkou je, že se v knize úrazů eviduje i druh úrazu dle této kategorizace.

Za zmínku stojí i některé dílčí odlišnosti právních úprav. Z pohledu zaměstnavatelů přináší nová právní úprava i přísnější požadavky na dodržení postupů. Je tedy nezbytné doporučit zaměstnavatelů včasnou aktualizaci interních předpisů, promyslet problematiku podepisování za zaměstnavatele i delegace práva (povinnosti) za zaměstnavatele vyhotovovat a odeslat záznam o úrazu, případně zajistit přístup externistů do Portálu SUIP za zaměstnavatele.

Použitá literatura:

• Nařízení vlády č. 322/2025 Sb., o povinnostech zaměstnavatele při pracovních úrazech
• Nařízení vlády č. 201/2010 Sb., o způsobu evidence úrazů, hlášení a zasílání záznamu o úrazu
• Důvodová zpráva a Hodnocení dopadů regulace k nařízení vlády č. 322/2025 Sb., o povinnostech zaměstnavatele při pracovních úrazech
• Příručka MPSV „Pracovní úrazy a nemoci z povolání“.